Implementando un Sistema de KPI´s que garantice la ejecución eficaz y el mejoramiento del rendimiento

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Las empresas se enfrentan a una crisis de mercado, representados por la agresiva competencia, clientes altamente informados y exigentes, Reguladores más estrictos y, por si fuera poco, una ola masiva de innovadores y disruptores que hacen presión sobre las reglas del mercado cambiando las mismas a velocidades nunca vistas en el mundo empresarial.

Este nuevo escenario, los grupos gerenciales deben asegurar una gestión que permita mantener la rentabilidad de los negocios actuales, mientras deben lidiar con las múltiples presiones que exigen actualizar sus modelos de negocios. Para ello, es necesario apelar a los viejos paradigmas de la gestión, en particular a aquellos que fueron y siguen siendo efectivos para el logro de resultados reales.

Uno de estos paradigmas lo constituyen los Sistema de Indicadores de Gestión enfocados a la Ejecución.

Entendiendo la naturaleza de un Sistema de KPI’s para la Ejecucuión

Trabajar con instrumentos como los Indicadores de Gestión, se ha vuelto tan popular como erróneo en la mayoría de las ocasiones.

Son pocos los profesionales que entienden adecuadamente que los KPI implican más complejidad que sólo usar unas formulas y reportes vistosos. La efectividad de estos depende de que tan relevante y acertado sea aquello que justamente se pretenda medir y controlar.  

Ilustremos la naturaleza de los KPI por medio de modelo genérico de stock. En este, se busca administrar un “nivel” o estado global, basado en el control de factores que coadyuvan, y a la vez limitan el saldo instantáneo y acumulado / promedio de la medida global.

Nuestro modelo evidencia la existencia de factores facilitantes / limitantes, expresados en términos de medidas llamadas KPI Lead, o medidas de anticipan un resultado final, las mismas que están relacionadas con la medida global o KPI Lag.

Las relaciones entre las medidas Lead Lag pueden tomar alguna de las siguientes formas:

Un escenario ideal para la gestión constituye una relación basada en el principio de causalidad, es decir que el nivel final del stock o resultado (KPI Lag) estará basado en la contribución de las medidas de control (KPI´s Lead). 

Otro escenario plausible lo constituyen aquel de resultados simultáneos, en donde tanto las medidas Lead y Lag están siendo afectadas por factores exógenos, y potencialmente no controlados. Los resultados de la Gestión en estos casos dependen más de la casualidad o suerte en lugar de la causalidad administrada

Por último, las relaciones conflictivas de resultados, los cuales implican que se debe establecer de antemano un trade-off o compromiso que asegure que las medidas de control (KPI´s Lead) se regulen o mantengan en niveles que permitan optimizar el resultado final (KPI Lag).

Alineando las Iniciativas o Acciones con el Sistema de Indicadores

Complementario al arreglo de KPI´s Lead que impulsan resultados sobre el KPI Lag, es necesario que nuestro sistema de Indicadores también integre una estructura de iniciativas, tareas e hitos en forma de compromisos o acciones que aseguraran el cierre de brechas en los KPI´s Lead que así lo requieran. 

El esquema a continuación ilustra adecuadamente este mecanismo, en donde el Plan de Acción propuesto, permiten generar el diferencial (±∆Kpi) necesario para inyectar el movimiento en la dirección que apunta nuestros objetivos o resultados deseados representados por el KPI Lag.

Vale recordar que, para el diseño de este Plan de Acción, las tareas y compromisos deben enfocarse en el cierre de brechas de la gestión, por lo cual las mismas deben: 

  1. Estar directamente correlacionadas con el Indicador KPI´s Lead a afectar.
  2. Estar bajo el control o influencia del responsable de su realización.
  3. Ser medible, cuantificable o de fácil seguimiento para su verificación.

Sistematizando los Indicadores para la gestión del Equipo Gerencial

La bondad de este Sistema de Indicadores de Gestión es su amplia y efectiva aplicación en todo tipo de Organización, Proceso o Proyecto. Sin embargo, es necesario complementarla para facilitar su monitoreo y gestión por medio de un diseño de dashboard ejecutivo que permita visualizar todos sus elementos, así como identificar rápidamente donde se encuentran las falencias o puntos critico a atender en cada periodo de revisión.

El dashboard a continuación muestra la forma de poner en práctica el sistema de indicadores para la gestión del flujo de efectivo de una empresa comercial. Puede notarse el juego de KPI´s Lead, así como el KPI Lag en sus versiones mensual y acumulada, lo cual le brinda a la gerencia financiera un claro análisis de qué factores son más representativos para la generación del flujo financiero. 

Además, se acompaña con una visión general de la realización del Plan de Acción asociado a cada KPI´s Lead, dando alertas claras de aquellas acciones que no se están realizando adecuadamente y que comprometen la calidad de la gestión.

Este modelo de gestión es sumamente eficaz para impulsar cualquier tipo de Resultado o KPI Lag en cualquier entorno organizacional.

El Sistema de KPI para la ejecución de la Estrategia

¿Cómo usamos este Sistema de KPI de la gestión de Resultados a la gestión de las Estrategias? Una cuestión previa consiste en entender y expresar adecuadamente la Estrategia de negocio. 

Entendamos la Estrategia como aquel conjunto de decisiones que son coherentes y causales entre sí, y que permiten generar y retener valor para un grupo de stakeholders, impulsando un posicionamiento diferencial en un mercado objetivo.

Esta definición hace clara referencia a representar la Estrategia en términos de un Mapa de Relaciones Causales o Mapa Estratégico que nos muestra cómo se deben aprovechar las capacidades organizacionales, para ejecutar procesos con excelencia y con ello lograr la satisfacción de sus clientes y el retorno financiero.

Basado en esta abstracción, podemos concatenar nuestro Sistema de KPI enfocándolo a la ejecución de los diferentes elecciones o factores que conforman nuestra Estrategia de negocio. Los KPI Lag mostraran los resultados asociados a dichas decisiones u objetivos estratégicos, mientras que los KPI´s Lead se enfocaran en los niveles tácticos u operativos que se necesitan asegurar para alcanzar dichos resultados.

El esquema a continuación muestra la integración del sistema de KPI para la ejecución de la Estrategia de negocios, y cómo a través de esta, se puede facilitar el mecanismo de despliegue a los niveles tácticos y operativos de la organización.

La gestión de la Estrategia por medio del Sistema de Indicadores KPI, se basará en diferentes instancia o reuniones de revisión de la gestión, en los cuales se aborden de forma separada el aseguramiento de los Planes de Acción y su impacto con los KPI Lead, y por otro lado, el logro de los KPI lag y sus relaciones causales a lo largo de la Ruta de Causa y Efecto de la Estrategia de Negocios.

Confiamos en que este nuevo boletín le brinde ideas robustas para implementar mecanismos y controles que aseguraran la ejecución de su Estrategia de negocios y optimice el rendimiento y el performance de su empresa. El premio de hacerlo antes y mejor que sus competidores, es crecer en sus mercados objetivos, elevar su rentabilidad y en última instancia, asegurar su sostenibilidad.

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