¿Cómo elaborar mecanismos que garanticen un seguimiento y control oportuno y sencillo para la Ejecución de su Estrategia?

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Hay mucho en común entre conducir un auto (o nave) y la gestión estratégica de una Organización. Ambos arrancan de una situación inicial y deben conducirse a un estado final. Ambas se conducen teniendo presente rutas y obstáculos previstos y otros imprevistos. Por último, ambos requieren recursos y la habilidad de los conductores para el éxito en el viaje.

Sin embargo, hay diferencias fundamentales. Un auto es un sistema mecánico cuyas partes y piezas han sido cuidadosamente diseñadas y colaboran perfectamente, permitiendo que el conductor pueda enfocarse en muy pocas variables, las cuales puede monitorear en su panel de control, para asegurar una conducción exitosa.

Por otro lado, las Organizaciones son sistemas compuestos de personas, estructuras, procesos, recursos, políticas, cultura, entre otras, las mismas que no siempre trabajan de forma alineada, dificultando la gestión de los líderes y por ende comprometiendo su rendimiento general en los resultados.

A pesar de esto, ambos sistemas pueden gestionarse por medio de mecanismos de seguimiento y control, que ayuden a sus conductores (o líderes) a evaluar el entorno y actuar con las mejores decisiones en cada momento del viaje, para asegurar los mejores resultados.

En el caso de las Organizaciones, la efectividad de estos mecanismos debe basarse en principios de simplicidad y relevancia. Al mismo tiempo, deben permitir una visión global de la gestión, así como profundizar en los detalles, facilitando el control y la toma de decisiones. Por último, deben presentarse bajo un formato de 1 sola página que facilite su visualización y distribución. 

A continuación, les presentamos varios ejemplos de estos mecanismos:

Mapa Estratégico de Empresa

El Mapa Estratégico constituye la mejor forma de entender la creación de valor que impulsa una Organización a sus grupos de Interés. Este reporte no solo permite visualizar el estatus sus de sus diferentes objetivos, sino también tener una valoración del estatus de cada una de las perspectivas, así como de la tendencia general del rendimiento organizacional. Puede complementarse con un resumen del Plan Estratégico, destacando aspectos como la misión, visión, valores, estrategias, etc.

Tablero de Gestión de Rutas Estratégicas

Las Rutas Estratégicas corresponden a las relaciones de causa y efecto sobre las cuales se construye las diferentes propuestas de valor de la empresa. Este tablero muestra el estatus de cada objetivo, así como un cuadro donde se detallan todos los indicadores y relaciones causales de la ruta. Un elemento significativo los constituye los índices de correlación entre objetivos, que ayudan a validar la veracidad de las hipótesis estratégicas de causa y efecto. 

Tablero de Gestión de Rutas Estratégicas

Las Rutas Estratégicas corresponden a las relaciones de causa y efecto sobre las cuales se construye las diferentes propuestas de valor de la empresa. Este tablero muestra el estatus de cada objetivo, así como un cuadro donde se detallan todos los indicadores y relaciones causales de la ruta. Un elemento significativo los constituyen los índices de correlación entre objetivos, que ayudan a validar la veracidad de las hipótesis estratégicas de causa y efecto. 

Tablero de Alineamiento o Contribución por Indicador

El tablero de alineamiento muestra las relaciones causales o de contribución entre los Objetivos e Indicadores de Gestión de Resultados, con los KPI impulsores o departamentales. También se muestra los resultados acumulados del Objetivo o KPI de Resultado, y las acciones de mejora realizadas en cada KPI impulsor, así como su grado de cumplimiento o ejecución.

Tablero de Gestión Departamental / Área

Las Área cuentan con Tableros que resuman de los principales objetivos e indicadores departamentales alineados con la Estrategia, así como la desagregación de estos de acuerdo con la naturaleza de cada área. También se muestra la ejecución del presupuesto del área (ingresos vs egresos) y el grado de cumplimiento de sus planes operacionales. 

Tablero de Gestión de Procesos

El Tablero de Procesos permite la gestión de todos los indicadores claves de los diferentes puntos críticos de los flujos operativos. Se pueden incluir no sólo Indicadores de Gestión, sino también métricas estadísticas, contadores de actividades y métricas de rendimiento, costos, desperdicios, etc. Los Planes de Mejoras asociados al proceso también pueden ser presentados, así como sus reportes de ejecución a la fecha.

Tablero de Gestión de Riesgos

El Tablero de Gestión de Riesgos complementa a los tableros del Mapa, Rutas y Perspectiva Estratégicas, al brindar una visión de los factores de riesgo que pueden comprometer el cumplimiento de los objetivos y metas. Este tablero muestra el mapa de calor en el cual se distribuyen los múltiples factores identificados, que han sido priorizados en función de sus variables de impacto y ocurrencia. También se detalla los Planes de Mitigación de Riesgos asociados y se pueden complementar con la exposición de la Política de Riesgos vigente en la Organización.  

Tablero de Gestión de la Rentabilidad

Este Tablero se enfoca en la gestión de los diversos factores que conforman el modelo de Rendimiento que la Organización ha adoptado. En el mismo se muestran las relaciones entre dichos factores, así como su estatus a la fecha, y fundamentalmente la cadena de resultados que derivará en la rentabilidad de las operaciones. Los factores de entrada se representan con sus gráficos estadísticos de tiempo, mientras que los factores intermedios y finales se asocian con semáforos de rendimiento.  

Tablero de Gestión del Presupuesto

El Tablero de Presupuesto permite una visión amplia y detallada de los diferentes rubros del presupuesto financiero (ingresos, egresos, utilidad, activos, pasivos, patrimonio), relacionando los mismos con sus respectivas proyecciones y realizando comparativos del grado de cumplimiento y desviación sobre lo planeado. Se complementa con resúmenes estadísticos, tendencia, composición, contribución y ratios de gestión.

Tablero de Gestión Personal

Este Tablero permite resumir los indicadores individuales de cada miembro de la Organización, exponiendo su grado de contribución a los Objetivos del Área y Organizacionales. El Tablero también incluye los Scores del Modelo de Gestión por Competencia, identificando las zonas débiles en las cuales se debe trabajar. Así mismo se presentan los comentarios de evaluación o feedback del jefe inmediato, así como de sus pares, clientes, etc.  

Tablero de Gestión del Desempeño Gerencial

Este Tablero resume el grado de contribución de cada Jefatura hacia los objetivos del Gerente General. El Tablero muestra un gráfico de tendencia del rendimiento general del Equipo Directivo, y así mismo ayuda a identificar a las áreas con bajo rendimiento, con quienes se podrán definir y ejecutar planes de acción para la mejora del desempeño.

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