¿Por qué se fracasa en la Ejecución los Planes Empresariales?

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Uno de los principales retos que enfrentan los Empresarios, Gerentes y Profesionales de la Gestión, es garantizar la adecuada ejecución de los Planes en sus Organizaciones.

Esta falencia tiene varias causas raíz, tales como:

  • Escasez de Recursos o Talento Humano para su adecuada Ejecución.
  • Inadecuado Liderazgo que permita conducir los Cambios Organizacionales.
  • Falta de Alineación de los Objetivos y Metas en los diferentes niveles y procesos.
  • Inexistentes mecanismos de retribución e incentivo.
  • Prioridad de los aspectos Operativos sobre los Estratégicos.
  • Entre otros.

Cada una de estas causas está más o menos presente en las Organizaciones. Sin embargo, existen una causa que hemos podido notar en casi todas las Empresas que asesoramos, y es la falta de continuidad en el proceso de revisión de los Planes, los cual se evidencia por el escaso monitoreo y seguimiento a los resultados claves (KPI´s) así como a las Actividades críticas que permitirán alcanzar los resultados de impacto (Satisfacción y Rentabilidad).

En este sentido, los Gerentes deben buscan adoptar herramientas y metodologías que les permitan fortalecer el monitoreo de los Planes por medio de un proceso continuo y sistematizado en la revisión, para garantizar la cadencia necesaria y el ajuste oportuno que impulse lo resultados deseados.

Pero ¿qué aspectos debe contar una adecuada herramienta, para que contribuya al seguimiento eficaz de los Planes Empresariales en todos los niveles de la Organización?

Resumimos algunos de los aspectos que consideramos fundamentales:

Facilidad en el Monitoreo de Métricas

La definición y diseño de Indicadores de Gestión (KPI), variables o cualquier elemento de medición, que permita la cuantificación del grado de logro o cumplimiento en los diferentes elementos de los Planes. Así mismo, la capacidad de establecer niveles de referencia o límites de semaforización que ayuden a la correcta interpretación de los resultados alcanzados en todo momento.

Visualizar y compartir la Ejecución de forma simple

La ejecución es tarea de todos en la Organización, por lo cual es vital compartir y presentar de forma intuitiva los avances en los Planes y así determinar las áreas críticas de atención. Además, se debe contar con la capacidad de construir reportes ad-hoc de acuerdo con la necesidad de cada jefatura, e integrar mecanismos de alertas que impulsen a la acción y corrección de las desviaciones identificadas.

Definir y gestionar Iniciativas y Planes de Acción para el logro de los Resultados

La medición de la ejecución es importante, pero es insuficiente a menos que se complemente con la programación y presupuestación de actividades e hitos que permitirán impulsar a la Organización hacia el logro de los objetivos principales.

Dicha programación debe asegurar el cumplimiento de las tareas e hitos claves, por lo cual es necesario tener mecanismos de reporte y alertas que les permita a las jefaturas un seguimiento permanente, en cuando al avance real, desembolso realizados y calidad de los entregables.

Presentación de la Información de acuerdo a las necesidades de los tomadores de decisión

Es necesario contar con la capacidad de diseñar y presentar la información en vistas ejecutivas o dashboard, cuyo contenido se adapte a las necesidades de cada gerente, analista o tomador de decisiones. Dichas vistas deben basarse en el principio básico de que toda la información relevante debe estar contenida en una sola pantalla (Gestión de una sola hoja).

Generación de Reportes, Información accionable y Alertas

Por último, los lideres de la Organización requieren señales de Alertas e Informes de gestión del cumplimiento de las metas asignadas a sus áreas. Para ello, estos deben tener la capacidad de generar continuamente Reportes de Indicadores y Actividades, y así mismo, usarlos en las reuniones de presentación de resultados, todo de forma automática y con mínima dedicación.

Por lo general, los sistemas de reporting no puede cumplir con dichos requisitos. Los Aplicativos de Gestión del Performance (EPM – Enterprise Performance Management) están desarrollados bajos los principios expuestos, por lo cual son la opción más adecuada para la gestión de los Planes a nivel estratégico y operativo. Pruebe con varios de ellos, hasta encontrar la solución que mejor se adapte a su organización, metodologías y sistemas de información.

Nota: Las pantallas presentadas corresponden al Sistema QuickScore. Puede obtener más información en: https://balancedscorecards.com/

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