¿Usamos las Herramientas correctas para la Gestión de la Estrategia?

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Para ello se deben definir, entre otras cosas, una serie de decisiones estratégicas, así como los mecanismos para gestionar los cambios que permitirán implementar dichas decisiones. Estas definiciones forman parte del Plan Estratégico, el cual se convierte en el Roadmap que permitirá asegurar el éxito de la Organización a lo largo del periodo de planificación.

Siendo el Plan Estratégico, y su despliegue al resto de la organización, un elemento tan vital, ¿cómo los líderes pueden asegurar su seguimiento, control y ajustes necesarios a lo largo del tiempo, sin permitir que los temas del corto plazo ocupen toda su atención y nublen su visión hacia los aspectos de mediano y largo plazo?

Para ello, es necesario contar con Herramientas que integren el proceso de Formulación y Planificación de la Estrategia, con el Monitoreo, Seguimiento y Evaluación para su correcta Ejecución. En este sentido, nuestra experiencia nos muestra que las organizaciones atraviesan por un continuo entre el No Seguimiento de los Planes, hasta la implantación de al menos algunos de los siguientes mecanismos de Reporting para el Seguimiento de la Gestión de la Estrategia y las Operaciones:

Gestión con Reportes Impresos / Pizarras

Constituye el mecanismo más básico para la gestión de la Ejecución del Plan Estratégico y Planes Operativos. Su sencillez la convierten en la primera opción para el monitoreo del performance organizacional. Su mayor debilidad, es su escaso dinamismo en la actualización de la información, complejidad para su procesamiento y para su distribución en todos los niveles organizacionales.

Gestión con Reportes en Sistemas Ofimáticos – Excel

Constituye la evolución a los informes impresos o en pizarras. Goza de popularidad en todo tipo de organizaciones, gracias a la masificación de las Herramientas ofimáticas como Excel, y la flexibilidad que esta goza para la creación de reportes (dashboard) para todo propósito. Sin embargo, muestra amplias limitaciones en caso de interacción de múltiples usuarios, así como para integrar la complejidad de la gestión de entornos corporativos (multiniveles) y con amplia cantidad de objetivos, metas e iniciativas.

Gestión basada en Software de Visualización de Datos (BI)

Aunque muy populares, los Software de visualización de datos o BI (Business Intelligence) buscan constituirse en opciones genuinas para la Gestión de la Estrategia. Sin embargo, su fortaleza está en el manejo flexible de múltiples fuentes de datos, así como en el diseño de dashboard ad-hoc (Cubos de Información), la analítica y la visualización gráfica de la Información. No es sencillo adaptar estas soluciones para un adecuado Monitoreo y Gestión del Plan Estratégico, Iniciativas Estratégicas o evaluación del Performance.

Gestión basada en Software desarrollados a la medida

Esta alternativa es interesante, aunque en la práctica suele ser de las menos afortunadas. Primero porque hay que definir y dominar un marco metodológico (Balanced Scorecard por ejemplo) e incorporar las Mejores Prácticas de la Gestión en su lógica de funcionamiento. También se debe asegurar que el desarrollo se realice usando herramientas de programación (lenguajes, Bases de Datos, etc.) con clara evolución a futuro. El tiempo de desarrollo deberá estar alineado a las funcionalidades mínimas necesarias, y dejar para nuevas fases los desarrollos de funciones o módulos avanzados. Por último, gestionar la interminable corrección de errores (bug) durante todo el ciclo de vida del software. Ni que hablar de nuevas versiones (web, Apps, etc) ni Roadmap de evolución del Sistema. Los costos a la larga serán exorbitantes para la calidad del Sistema final, y de paso distraerá a la Organización de su verdadero sentido de negocio.

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